Оформляем по-новому: как составить путевой лист в 2023 году

Когда нужен путевой лист

Компании, которые перевозят пассажиров, багаж или грузы, обязаны оформлять путевые листы. Этот первичный документ необходим, чтобы вести учет и контролировать работу транспорта и водителя. На основании путевых листов списывается топливо, рассчитывается зарплата, исчисляются налоги. Как правило, компании уменьшают налогооблагаемую базу за счёт расходов на бензин. Если путевые листы оформлены с нарушениями, инспекция не примет их к учету и не снизит налоги.

Поэтому составлять «путёвки» необходимо с учётом требований к их содержанию.

Кто должен оформить путевой лист 

Путевой лист составляет владелец, арендатор транспорта или арендодатель, который передаёт автомобиль с водителем. Эти лица обязаны оформлять «путёвки» на каждое средство, которое перемещается по городу или между населенными пунктами и перевозит пассажиров, багаж, грузы. 

Водитель получает путевой лист до того, как отправится в поездку. Если транспортом посменно управляют несколько человек, разрешается выдать «путевку» каждому.

Что изменилось для путевых листов в 2023 году 

Министерство транспорта РФ скорректировало состав информации в первичном документе. 

Приказ Минтранса России от 28.09.2022

●     Данные собственника больше не нужны. Вместо них вносится информацию о лице, которое оформило «путевку». 

●     Не требуется писать название и номер документа, но по желанию компании можно вносить эти сведения.  

●     Указываются пройденные автомобилем за смену километры, если транспорт передается другому водителю.  

●     Подробнее нужно описать перевозку и её вид.  

●     Разрешен электронный формат путевых листов. Его вид утвержден налоговой. Подписывать такой документ медик и технический специалист должны своими ЭЦП.  

Приказ ФНС России от 17.02.2023

Как оформить путевой лист 

Для документа нет обязательной формы: допускается разработать свою или использовать типовые бланки. Самостоятельно компания выбирает и формат путевого листа: на бумаге или в электронном виде. Главное — внести в документ все обязательные сведения.  

1. Период действия «путёвки».  

Это дата с указанием числа, месяца и года, когда путевой лист может использоваться.  

Если документ оформляется больше чем на день, необходимо указать, до какого срока он действует.  

2. Кто оформил. 

Для организации требуется вписать наименование, юридический адрес, ОГРН, телефон, для предпринимателей — ФИО, адрес, ОГРНИП и контактный номер.  

3. Тип, марка, модель транспортного средства согласно ПТС, регистрационный номер.  

Если с автомобилем едет прицеп, добавляются его данные.

4. Показания одометра.

Пройденный километраж фиксируется, когда транспорт отправляется в поездку и возвращается на парковку. Если выдано несколько «путевок», цифры с одометра вносятся в документ ещё и в момент передачи транспорта другому водителю.  

5. Сведения о предрейсовой проверке технического состояния автомобиля: дата и результат.
6. Дата выпуска транспорта в поездку и возвращения. 
7. Информация о водителе: его фамилия, имя, отчество.  

Также фиксируются результаты медосмотра, который проводится перед выездом и после завершения смены. 

8. Вид перевозки. 

Необходимо выбрать, с какой целью выехал транспорт: для нужд компании или для заработка. Отдельным видом перевозки считается передвижение и работа спецсредств.

9. Вид сообщения: городское, пригородное и междугороднее.

Когда путевой лист заполнен, его подписывают водитель, медик и технический специалист: бумажный документ —  от руки, электронный — с помощью УКЭП. Допускается использовать УНЭП, если она создана на портале Госуслуг. Затем транспорт можно отпускать в поездку.

Что поменяется в сентябре 2023 года

С 01 сентября 2023 года частично изменятся сведения, которые нужно вносить в «путёвки».  

Приказ Минтранса России от 05.05.2023 N 159 

●     Таксисты без статуса ИП будут писать ФИО, место жительства, контактный номер и ИНН.

●     В сведения о водителях добавится СНИЛС и данные водительского удостоверения.

●     Если водитель совершает рейсы за одну смену, то разрешается оформить один путевой лист на длительный рейс или несколько выездов.

●     Разрешено вносить изменения в  информацию о водителе, марке, модели прицепов.

●     Медработники будут подписывать электронные путевые листы усиленной квалифицированной электронной подписью. Техспециалисты могут продолжать использовать УНЭП. 

Чтобы правильно оформлять путевые листы, избежать доначисления налогов и штрафов, отслеживайте изменения в нормативных актах. Неважно, используете вы электронный или стандартный бумажный формат «путёвки»: вносите в первичный документ все обязательные сведения. Если у вас возникнут вопросы или сложности с заполнением путевых листов, получите консультацию бухгалтера компании «Реноме».