Служба контроля качества +7 (391) 219-03-98

Электронный обмен документами с контрагентами

ЭДО (т.е. электронным документооборотом) принято называть обмен документами, имеющими электронный вид и предварительно подписанными электронной подписью. Благодаря этому такие документы имеют наравне с их бумажными аналогами равную юридическую силу, поэтому данный обмен полностью равносилен бумажному, только для пользователей он гораздо удобнее, быстрее и стоит дешевле.

Все современные организации имеют своих партнеров (контрагентов), с которыми они обмениваются письмами, актами выполненных работ, договорами, приказами, счетами, счет-фактурами и многими другими обязательными в их бизнесе документами. Ходить с ними на почту и там заниматься их отправкой, сегодня, мягко говоря, уже не современно.

Для этого уже существуют онлайн-сервисы, предлагающие услуги электронного документооборота, работать с которыми легко и удобно. Одним из таких сервисов и является система ЭДО ‘Диадок’ (разработчик ‘СКБ Контур’).

Помимо сокращения временных и материальных затрат к очевидным преимуществам внедрения ЭДО на предприятии также можно отнести:

  • эффективный контроль;
  • удобство хранения и поиска документов;
  • высокую степень защищенности сервиса хранения;
  • экономию бумаги, общее снижение и оптимизация трудозатрат, повышение общей прозрачности бизнес-процессов;
  • мощный инструментарий сервиса, позволяющий быстрое редактирование, изменение форматов отправки, загрузки и т.д.

Каким образом предприятию нужно переходить на ЭДО со своими контрагентами, если она этого еще не сделала?

  • сделать квалифицированную электронную подпись – КЭП, процесс создания которой в специально аккредитованном центре занимает обычно не более 2-3 часов, при стоимости решения вопроса от 2000 руб.
  • Выбрать своего оператора ЭДО, который зарегистрирован в ФНС и имеет все необходимые допуски, права и полномочия на ведение этой деятельности.
  • Договориться об использовании данной системы со всеми своими контрагентами (компаниями, с которыми компания ведет активный документооборот). А если ее контрагенты уже используют такой сервис, то просто обменяться с ними приглашениями о работе уже внутри этого сервиса.

Сервис ЭДО ‘Диадок’ от ‘СКБ Контур’ и его основные преимущества

Эту систему часто называют Контур Диадок‘. Она позволяет с использованием КЭП обмениваться со своими контрагентами различными видами документов (счет-фактурами, накладными, актами и т.д.) без их дублирования на бумаге.

Система эта не является бесплатной, но деньги она берет только за отправку документов, а получать их от контрагентов можно бесплатно.

Все актуальные тарифы и цены Контур.Диадок можно узнать на их сайте в соответствующем разделе. Тарифы у компании не такие высокие, как у многих ее конкурентов. К примеру, стоимость отправки 250 документов сегодня стоит 1900 руб. (7.6 руб. за 1 документ), а при большем объеме документооборота цены на их отправку еще более выгодные – вплоть до 5.7 руб. за 1 документ.

Основные возможности системы ‘Контур Диадок’

  • Отправка, получение и создание документов без их дублирования на бумаге.
  • Хранение документов в защищенном электронном архиве (на сервере компании) с возможностью управления и распределения их через пользовательский личный кабинет.
  • Поиск зарегистрированных в ЭДО контрагентов через внутреннюю поисковую систему сервиса.
  • Сервис приглашения контрагентов в интерфейс обмена документами. При этом пользователи могут для более быстрого и эффективного обмена объединять свои документы в отдельный ‘пакет’ (универсальный передаточный документ).
  • С помощью данного сервиса отчетные документы можно предоставлять и в органы их контроля.
  • Документы подписываются в сервисе легко и удобно – с помощью КЭП, причем можно сделать это с любого устройства (планшета, ноутбука, смартфона) за счет использования системой вэб-интерфейса.
  • Перед подписанием документов КЭП система предоставляет возможность составлять и их маршрут согласования, так как к ней можно подключать всех уполномоченных для работы с ней сотрудников предприятия. Документы при этом проходят всю свою цепочку, что отображается в их статусе. После этого можно начинать их отправку.

Интерфейс системы ‘Контур Диадок’ во многом похож на интерфейс электронной почты, так что у пользователей не возникает труда освоения работе с ней. В ней имеются папки входящих, исходящих, удаленных документов, черновиков, обработанных и требующих обработки документов.

В системе встроена интеграция с программами 1С: 7.7, 8.1, 8.2, 8.3, ‘Парус’, ‘Элар’, EnSol, Oracle, Ms Dynamics, SAP, Directum и другими, что позволяет тратить минимальные усилия на их получение, формирование и отправку с ПК.

Как уже было отмечено, в системе сделан удобный поиск организаций, интерфейс обмена сообщениями между сотрудниками этих организаций напрямую, имеется большое количество разнообразных настроек, а также внутри нее представлено еще много справочной информации по самым разным темам (работа с документами, контрагентами и т.д.).

Как пригласить контрагента к ЭДО и что надо знать для этого?

Налаживание связей об обмене по ЭДО между организациями происходит путем их соглашения об этом в произвольной форме, так как в законодательстве и в Министерстве Финансов РФ данный вид соглашения не утверждался.

Таким образом, одним из видов заключения подобных соглашений и используются настройки приглашений в сервисе ЭДО, к которому этим организациям стоит быть подключенными.

При использовании усиленной КЭП по стандартам 63-го ФЗ (об использовании КЭП) для приглашения контрагента к процессам ЭДО достаточно одного лишь приглашения, выполняемого внутри этого сервиса. Поэтому, для того чтобы вести легитимный и юридически значимый ЭДО между любыми контрагентами достаточно лишь получить положительный ответ на свой запрос об этом в этой же системе.

Важно, чтобы все документы, передаваемые при этом через систему ЭДО, были подписаны с помощью КЭП, и только тогда такие документы будут иметь такую же юридическую силу, как и их бумажные аналоги. Тем не менее, и здесь есть некоторые нюансы.

Электронные счет-фактуры, например, для их равной юридической силы со своими печатными аналогами для передачи в электронном виде должны быть обязательно сформированы в установленном ФНС формате, подписаны КЭП и переданы через оператора электронного документооборота счетами-фактурами. И это взаимодействие также необходимо правильно отразить в соответствующем документе.

Узнайте,
как мы решим поставленные задачи

Наши сотрудники предоставят Вам консультацию бесплатно!

Оставьте заявку прямо сейчас
и мы обязательно свяжемся с Вами



reCAPTCHA demo: Simple page


* - Отправляя заявку, я соглашаюсь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от Компании Реноме.


© ООО «Компания-Реноме», 2000-2022
© «Все права защищены»


Спасибо за Вашу заявку,
мы свяжемся с Вами в ближайшее время