Ведение и учет документооборота в организации

Документооборотом называется движение определенных служебных документов в организации, от даты создания, получения, завершения или исполнения. При более близком изучении ведение документооборота включает следующее: регистрация, рассмотрение, обработка, контроль, подготовка к использованию и последующему хранению. Это важный процесс, который должен соблюдать лучший порядок.

Делопроизводство с нуля

Главной задачей для достижения отличных результатов является в первую очередь хорошая организация, а в нормативных актах приводятся только рекомендации по контролю и закрепленные инструкции. Пригодится это для новой и уже существующей организации, потому что работа с документами очень важна для оптимального ведения деятельности. Начинать, практически любую работу стоит с изучения методических рекомендаций и нормативных актов, которые могут помочь достичь оптимальных результатов, с рабочими схемами.

Этапы организации документооборота в организации

Для достижения оптимальных результатов существуют следующие этапы:

• организация наиболее оптимального движения документооборота;
• создание и документирование деятельности;
• соответствующее использование и хранение документации.

Такие функции выполняет служба делопроизводства, которая имеет разнообразные названия в зависимости от типа организации и ее деятельности. Сперва будет достаточно разработать всего два положения: инструкции с закрепленными правилами работы с документацией, а также номенклатуру дел, с дальнейшим группированием и учетом документооборота при отборе, хранении или уничтожении.

Вначале только созданного предприятия, можно обойтись небольшими, но емкими по смысловой нагрузке регламентами и положениями, утвержденными руководителем.

Ко всем документам определяется такой ряд важных требований:

• прямой поток движения, предполагающий прохождение наименьшего числа инстанций;
• распределение между сотрудниками и руководящей веткой в зависимости от функций и обязанностей;
• однократность, при выполнении любой операции.

Необходимые документы для хорошего делопроизводства

Для обеспечения оптимального и более организованного делопроизводства можно выделить такую классификацию по:

1. назначению – распорядительные, оправданные и комбинированные: приказы, накладные, отчеты, распоряжения;
2. охвату деятельности – разовые, первичные, сводные, накопительные: акты, кассовые книги, ведомости, отчеты о движении, накладные;
3. содержанию операций – материальные, расчетные и денежные;
4. способу написания – электронные, написанные вручную;
5. месту создания – внутренние и внешние.

Любая информация, данные или их изменение должны быть подписаны соответствующим лицом, производившим записи или корректировку.

Этапы документооборота

Процесс документирования состоит из трех основных этапов. Первый и один из самых основных – это составление первичных документов, в которых главной единицей выделяется реквизит. Все остальные дополнительные бумаги могут уточнять подробности операций, отображенных в первичных. Из них можно выделить наименования, адрес, телефон и официальный бланк компании, который изготавливается в строгой отчетности и обязательно на государственном языке.

На втором, принимают и проверяют документы, с осуществлением таких проверок:

• формальная – правильность внесения и заполнения соответствующей информации;
• логическая – логика взаимосвязанности данных;
• юридическая – порядок и законность при проведении операций;
• экономическая – содержание и движение показателей;
• арифметическая – точность и правильность расчетов.

Третий завершает общую структуру и предполагает обработку документов, где осуществляется большое количество необходимых операций, оценки, кодировки, расценок и группировки показателей.

График документооборота должен содержать информацию по созданию и обработке первичных документов, которые используются для разнообразных операций на конкретной фирме. Важно также соблюдать правильное их хранение, осуществляемое в центральной бухгалтерии и других разделах предприятия. Заключающим, выделяется передача в архивное помещение – текущее и постоянное, которые отличаются сохраняемым временем.