Первичная документация для ИП: зачем вести, как оформлять и хранить

Что относится к первичной документации

«Первичка» — это любые документы, которые подтверждают совершение хозяйственной операции. Например, когда проводятся расчёты — оформляются платежные поручения, окончание строительных работ фиксируется в акте сдачи-приемки и справке о стоимости, а продажа товара — накладной или универсальным передаточный документом.  

Что конкретно относится к «первичке» — однозначно сказать нельзя. Перечень документов обычно зависит от вида хозяйственной операции. При оказании транспортных услуг факт сделки фиксирует товарно-транспортная накладная, а при аренде помещения — договор и акт приемки-передачи. Главное — чтобы документ был оформлен в момент, когда операция проводится, и подтверждал её суть.

Как правильно оформлять первичные документы

Формы документов могут быть любыми: предприниматель выбирает сам — воспользоваться унифицированными или разработать свои. Утверждённые формы обязательно применять только в случаях, когда этого требует закон. К таким документам относятся приходный и расходный кассовый ордер, платёжное поручение, транспортная накладная.  

Первичка оформляется на бумаге или в электронном виде с подписанием электронно-цифровой подписью. Если документ составлен на иностранном языке, требуется его построчный перевод.  

Независимо от того, использует ИП унифицированные формы или собственные, «первичка» должна содержать обязательные реквизиты:

●     Наименование (например, «универсальный передаточный акт», «товарная накладная»).

●     Дата составления

●     Название компании или ФИО предпринимателя

●     Суть хозяйственной операции

●     Величина натурального или денежного измерения и единицы такого измерения

●     Фамилия и инициалы лиц, которые совершили операцию и ответственны за ее оформление.

П. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»

Как хранить первичную документацию

Предприниматель обязан хранить первичную документацию не менее 5 лет после отчетного года, когда документ использовался последний раз. Например, если сделка совершена, и отчетность по ней подана в 2020 году, то до 2025 года включительно документы должны быть доступны.

Ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учете" 

Требования применяются даже к тем предпринимателям, которые не ведут бухгалтерский учет, например, ИП на «упрощенке» или патенте. Налоговая вправе в ходе проверки запросить у них первичные документы, поэтому предпринимателям нужно их хранить.

Письмо Минфина от 30 марта 2012 г. N 03-11-11/104 

Письмо Минфина России от 16 декабря 2020 г. N 03-11-11/110224 

Первичные документы на бумаге нельзя перевести в электронным формат. Они должны сохраниться в первоначальном виде.  

Если «первичка» утрачена или испорчена, предприниматель обязан по возможности её восстановить.

Как исправлять ошибки в «первичке»

Если в первичном документе допущены ошибки, разрешается внести исправления. Нельзя замазывать или стирать информацию физически. В бумажном документе необходимо зачеркнуть неверные данные и добавить рядом правильные сведения с надписью «Исправлено». Сделать это нужно так, чтобы ошибочный текст или сумма были видны.

Требуется указать дату исправления и поставить подпись лицу, которое составило документ, а также указать его фамилию, имя и отчество.  

Электронный первичный документ разрешается заменить другим —  исправленным. В новом документе необходимо указать, что он составлен вместо предыдущего, и подписать электронной подписью.  

Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»

Почему важно правильно вести и хранить первичную документацию 

«Первичка» нужна не только для защиты прав и интересов предпринимателя в случае спорной ситуации с контрагентами. За нарушение работы с бухгалтерской документацией ИП может получить штраф от налоговой.  

Если первичных документов нет, предприниматель рискует получить штраф по ст. 120 Налогового кодекса РФ в размере от 10 000 до 30 000 рублей.  

Ст. 120 НК РФ

Лицо, которое несет ответственность за оформление «первички», может быть привлечено еще и по ст. 15.11 КоАП РФ. Штраф составит от 5000 до 10000 рублей. 

Ст. 15.11 КоАП РФ  

Самым весомым последствием отсутствия или неправильного оформления первичных документов станет доначисление налогов. Если налоговая не обнаружит в ходе проверки подтверждения конкретного факта хозяйственной деятельности, то расходы могут убрать из налогооблагаемой базы. Такой риск существует не только при отсутствии документов, но и при его неверном оформлении. Например, недостаточно детализированный акт сдачи-приемки работ (без указания видов и объемов) может привести к доначислению налога на прибыль.  

Не стоит преуменьшать значение первичной документации. Чтобы избежать штрафов и других санкций со стороны налоговой, предпринимателю нужно правильно оформлять «первичку», своевременно исправлять ошибки и хранить положенный срок. Соблюдение этих требований поможет снизить риски неблагоприятных последствий.

А если у вас есть вопросы по первичной документации, обратитесь в компанию «Реноме» за консультацией.