Как оформить отпуска в компании быстро и без нарушений с помощью КЭДО

Отпуск по графику

Составление графика

Закон обязывает компании составлять график отпусков за 2 недели до начала нового календарного года или ранее. Если процедура не автоматизирована, она занимает у кадровика от нескольких до десятков часов (в зависимости от количества работников у компании). Сотрудники сообщают желаемые даты отпуска, затем они согласуются в пределах отдела. Когда даты пересекаются или выпадают на периоды активных продаж у компании, приходится договариваться по новой.  

Кадровый электронный документооборот упрощает составление графика отпусков. Каждый сотрудник указывает в программе желаемые даты отдыха. Работник видит, сколько дней отпуска у него есть, выпадают ли они на выходные или праздничные дни. Если коллеги выбрали аналогичные периоды, информация об этом показана в программе. Работник сразу же корректирует свои даты.  

Работодатель заранее может установить в системе периоды, когда отпуск нежелателен. Их работнику взять не получится.  

После того, как сотрудник выбрал даты, информация поступает руководству. Если время отпуска не устраивает начальника отдела или директора, он его отклоняет и отправляет уведомление работнику, чтобы тот поменял даты.

С графиком отпусков сотрудники должны ознакомиться и поставить подпись. За нарушение для компании предусмотрен штраф. При использовании КЭДО работнику достаточно подтвердить в системе, что он информирован. Кадровику не придется собирать подписи у всего коллектива.

Уведомление о дате отпуска

По Трудовому кодексу сотрудника нужно уведомить не менее чем за 14 дней о дате начала отпуска. Кадровик должен следить за графиком, чтобы не пропустить нужные дни. Иначе компания может получить штраф.

ст. 123 ТК РФ

КЭДО освобождает кадровика от рутинной задачи. Достаточно настроить в программе уведомление, и сотрудник получит напоминание об отпуске на электронную почту, с помощью смс или пуш-уведомления.

Выплата отпускных

Компания обязана выплатить работнику отпускные не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска.  

Ст. 136 ТК РФ 

Если система КЭДО интегрирована в 1С, бухгалтер будет видеть все предстоящие отпуска и своевременно подготовит документы.

Отпуск по заявлению работника

Работник может перенести даты ежегодного отпуска, то есть пойти отдыхать не по графику.

В этом случае необходимо написать заявление и согласовать его с руководством. Затем формируется приказ. В такой процедуре задействованы несколько человек: сам сотрудник, начальник отдела, кадровик, директор, бухгалтер, которому нужно начислить отпускные.  

КЭДО позволяет быстро закрыть все этапы согласований и утверждений. В программу можно добавить шаблоны документов. Работник выбирает заявление и сразу заполняет то, что нужно. Когда документы оформляются от руки, велика вероятность составить заявление неверно и затем его переделывать. После подписания заявление отправляется руководству, которое его согласует своей электронной подписью. Затем в системе оформляется приказ на отпуск.  

Даже когда работник берет отпуск вне графика, отпускные компания должна выплатить не позднее, чем за 3 дня до его начала. Чтобы избежать нарушений, в системе КЭДО возможно установить ограничения: у сотрудника не получится выбрать даты, если до начала отпуска остается менее 3 дней.

Дополнительный отпуск

Дополнительный отпуск предоставляется по графику (определенным категориям работников, за особый характер работы, вредные условия труда) или по заявлению — без сохранения зарплаты.

В первом случае он обычно присоединяется к основному и в отдельном оформлении не нуждается. Работник вправе взять дополнительный отпуск отдельно от основного. Если дней немного, работодатель может установить в системе КЭДО ограничения и запретить уходить в отпуск, например, менее чем на 7 дней. Такое правило нужно закрепить во внутренних документах.

Дополнительный отпуск по заявлению оформляется так же, как и основной отпуск не по графику. Если компания использует КЭДО, работник выбирает и заполняет в системе нужное заявление, руководитель согласовывает его и подписывает приказ. Готовить документы за 3 дня не обязательно, потому что отпускные не платятся. 

Отпуск совместителю

Совместительство бывает внутренним, когда сотрудник выполняет несколько трудовых функций в одной компании, и внешним — работа у двух и более работодателей.

При внутреннем совместительстве работник идет в отпуск в один период по всем должностям. Документы оформляются дважды: по каждому трудовому договору. КЭДО позволяет сэкономить время и сделать один приказ сразу по двум отпускам. В остальном процедура не отличается от оформления стандартного ежегодного отпуска.  

Если человек трудится в нескольких разных компаниях, по основному месту работы отпуск он получает по графику. Второй работодатель обязан отпустить в эти же даты. Когда дней по месту работы совместителем недостаточно, компания предоставляет их авансом или без сохранения зарплаты.

Заключение

Ошибки в оформлении отпусков могут грозить компании штрафами. Сотруднику, который ответственен за кадровый документооборот, и руководителю нужно соблюдать требования трудового законодательства на всех этапах оформления отпусков. Переход на электронный документооборот помогает сэкономить время работников. Причем не только кадровика: подсчет остатков дней отпуска, подготовка заявлений, переговоры с руководством отвлекают сотрудников от выполнения трудовых задач. Внедрение КЭДО избавляет от рутины и упрощает процессы взаимодействия в компании. 

Подписывайтесь на нашу рассылку, чтобы получать полезную информацию по бухгалтерским вопросам для бизнеса.