Электронный документооборот: как перейти на ЭДО без стресса

В современном бизнесе эффективный документооборот является основой успешной работы компании. Традиционные методы, требующие больших затрат на бумагу и архивное хранение, постепенно уходят в прошлое. Электронный документооборот (ЭДО) становится необходимым инструментом для повышения продуктивности и оптимизации процессов.

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот представляет собой процесс обмена электронными документами с использованием специализированных систем и операторов ЭДО. 

Электронные документы — это цифровые версии документов, которые создаются, обрабатываются и хранятся с помощью компьютеров и мобильных устройств. Обмениваться ими могут как сотрудники внутри компании, так и контрагенты, включая госорганы. Для подтверждения подлинности документов используется электронная подпись — цифровой код, прикрепляющийся к документу.

ЭДО делится на два основных вида: 

• внутренний ЭДО, который используется для документооборота внутри компании
• внешний ЭДО, предназначенный для обмена документами с внешними структур (а)ми, такими как партнеры, клиенты или госорганы. Каждому виду присущи свои правила и процедуры.

Преимущества электронного документооборота

Преимущества ЭДО очевидны и важны для любого бизнеса:

• Снижение затрат: Уменьшение расходов на бумагу позволяет направить сэкономленные средства на другие важные процессы.
• Освобождение офисного пространства: Исключение необходимости архивировать бумажные документы снижает риски их потери или повреждения.
• Ускорение бизнес-процессов: Время на подписание и доставку документов значительно сокращается, что повышает общую продуктивность.

Обязанность использования ЭДО

Хотя большинство компаний могут добровольно перейти на ЭДО для оптимизации работы, существуют определенные случаи, когда это обязательно:

• Оборот маркированных товаров: С 2022 года уведомления о маркированных товарах должны передаваться только через операторов ЭДО.
• Работа с импортными товарами: Компании, занимающиеся импортом прослеживаемых товаров, должны использовать систему ЭДО для документирования операций согласно требованиям Национальной системы прослеживаемости.
• Участие в госзакупках: Все участники госзакупок по закону № 44-ФЗ должны использовать ЭДО с 2022 года.
• Отчетность в госорганы: Компании с определенной численностью сотрудников или годовыми оборотами обязаны сдавать бухгалтерскую и налоговую отчетность в электронном виде.

Инструкция по переходу на ЭДО

Переход на электронный документооборот требует изменений как в технической инфраструктуре, так и в корпоративной культуре. Рекомендуемый план действий:

1. Обновление политики компании (создание локального нормативного акта)

Внесите изменения в корпоративную политику, указав использование электронных документов, которые должны быть заверены электронной подписью. 

2. Составление схемы документооборота

Разработайте схему документооборота, отражающую все этапы работы с электронными документами и вовлеченных сотрудников. Важно разработать регламент и определить полномочия и ответственность сотрудников, отвечающих за документооборот.

3. Выбор системы ЭДО

Определите, будет ли ЭДО осуществляться через веб-версию или в интеграции с учетной программой (например с 1С). Это поможет избежать дублирования работы.

4. Выбор оператора ЭДО

Выбор оператора ЭДО — ключевой этап, так как он влияет на качество и скорость работы с документами. Изучите отзывы и проконсультируйтесь с контрагентами, определите для себя удобную. Операторов ЭДО на рынке довольно много. К ним относятся, например, «Контур.Диадок», «1С-ЭДО», СБИС. Полный список аккредитованных операторов ЭДО можно посмотреть на сайте налоговой.

5. Приобретение электронной подписи

Существуют два вида электронной подписи: простая и усиленная

Простая электронная подпись (ПЭП) — это набор данных, генерируемый программой, который прикрепляется к электронным документам. Например, в Microsoft Office можно создать ПЭП для подтверждения авторства. Также к ПЭП относится код, отправляемый через SMS или email для подтверждения действий, таких как онлайн-оплата или вход на портал «Госуслуг». Ввод этого кода считается подписанием.

Усиленная электронная подпись имеет зашифрованный набор символов и может фиксировать факт подписания, дату и отслеживать изменения в документе. Она делится на два подвида:

— Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) создается с помощью специального ПО и может использоваться для внутреннего и внешнего документооборота. Однако для внешнего ЭДО требуется дополнительное соглашение между сторонами для придания подписи юридической силы.

— Квалифицированная электронная подпись (КЭП) создается с использованием сертифицированного ПО и выдается аккредитованными удостоверяющими центрами. КЭП имеет юридическую силу сама по себе и универсальна в использовании.

Для подписания документов необходима квалифицированная (КЭП) или неквалифицированная (НЭП) электронная подпись. КЭП имеет юридическую силу сама по себе, в то время как НЭП требует дополнительных соглашений. 

С 2022 года компании и ИП могут получить КЭП бесплатно в налоговой службе, а также у аккредитованных операторов ЭДО, согласно разъяснениям ФНС.
 

6. Подключение контрагентов

Обеспечьте, чтобы контрагенты также были подключены к системе ЭДО. Для упрощения взаимодействия между разными сервисами используйте технологию роуминга.

Типичные ошибки при переходе на ЭДО

Основные сложности при переходе на ЭДО чаще всего связаны с недостаточной подготовкой и планированием. Вот несколько распространенных ошибок:

• Отсутствие стратегии: Без четкого плана перехода компании теряют время и ресурсы.
• Недостаточное обучение сотрудников: Новый инструмент требует времени для освоения, и без достаточного обучения сотрудники могут испытывать трудности.

Переход на электронный документооборот — это важный шаг к оптимизации бизнес-процессов и повышению эффективности работы компании. Следуя предложенному плану, можно избежать многих сложностей и стресса, связанных с этой трансформацией. Применение ЭДО не только упрощает взаимодействие внутри компании, но и открывает новые горизонты для дальнейшего развития бизнеса.