Расчет отпускных в 2025: пошаговое руководство

Согласно Трудовому кодексу РФ, каждый сотрудник имеет право на 28 календарных дней оплачиваемого отпуска в год. Если работник трудится в компании более года, он может использовать отпуск в любое время, написав заявление на предоставление отпуска. Правильный расчет отпускных является важной обязанностью работодателя и ключевым аспектом финансовой стабильности сотрудников.

В 2025 году правила расчета отпускных претерпели изменения, поэтому важно знать, как их правильно произвести.

Шаг 1: Определите расчетный период

Первым этапом расчета отпускных необходимо определить расчетный период. Он включает 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором начинается отпуск. В этот период учтите все виды выплат работнику, включая оклады, премии и неденежные формы вознаграждений. Исключите дни, когда работник не получал зарплату или находился на пособии, например, по болезни или в отпуске по беременности и родам.

Шаг 2: Рассчитайте средний дневной заработок
 

Средний дневной заработок (СДЗ) необходим для окончательного расчета отпускных. Формула для его вычисления выглядит следующим образом:

Если работник не полностью отработал некоторые месяцы, учитывайте количество дней в этих месяцах пропорционально.

Шаг 3: Сравните среднедневной заработок с МРОТ

С 1 января 2025 года размер федерального минимального размера оплаты труда (МРОТ) составляет 22 440 рублей. Это означает, что минимальный среднедневной заработок работника при полностью отработанном времени составляет 765,87 рублей. Если расчет показывает меньшую сумму, используйте МРОТ как основу для расчета отпускных.

Шаг 4: Рассчитайте сумму отпускных

Чтобы узнать общую сумму отпускных, умножьте средний дневной заработок на количество дней отпуска:

Важно: Отпускные включают все календарные дни отпуска, при этом официальные праздничные дни, входящие в этот срок, не подлежат отдельной оплате.

Шаг 5: Удержите НДФЛ и начислите страховые взносы

Важно помнить, что из отпускных необходимо удержать налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Также бухгалтер должен начислить страховые взносы для выполнения всех налоговых обязательств перед государством.

Порядок оформления ежегодного оплачиваемого отпуска

Для оформления ежегодного отпуска необходимо выполнить несколько шагов.
 

1. Сотрудники должны ознакомиться с графиком отпусков, который создается заранее. 
2. За две недели до начала отпуска отдел кадров уведомляет работника, после чего он пишет заявление.
3. Руководство издает приказ об отпуске, чтобы бухгалтерия успела сделать выплату в сроки — за три дня.

Важно соблюдать сроки выплат, так как за их нарушение установлена административная ответственность, равная ответственности за непредоставление отпуска. За отказ в отпуске или задержку выплаты предусмотрены штрафы и компенсации.

Ответственность работодателя за непредоставление отпуска

Работодатель нарушает закон в случаях отказа в отпуске или если отпуск не предоставляется более двух лет. За такие нарушения предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ), включая штрафы для должностных лиц от 1 000 до 20 000 рублей, а для предприятий — от 30 000 до 70 000 рублей при повторных случаях.

Расчет отпускных — это важная задача для бухгалтера, требующая внимательности и точности. Изучив описанные шаги, вы сможете уверенно проводить расчеты и избегать ошибок. Непредоставление отпуска и неправильный расчет могут привести к юридическим последствиям для работодателя, поэтому важно следить за соблюдением трудового законодательства.