Когда задолженность подотчетного физлица признается его доходом

По общему правилу выданные организацией физлицу денежные суммы не являются экономической выгодой и не относятся к его доходу в случаях, когда подотчетное лицо не отчиталось в срок за деньги. Следовательно, в данной ситуации не возникает облагаемого НДФЛ дохода. Такие разъяснения содержатся в письме Управления ФНС России по Московской области от 14 сентября 2018 г. № 16-10/099623@ “Ответ на обращение“.

Налоговики указали, что полностью или частично неизрасходованные суммы денежных средств на цели, на которые были выданы, образуют задолженность физлица и подлежат возврату. Предполагается, что эти деньги не могут остаться у работника, и он не может использовать их в своих интересах. А работодатель в свою очередь должен принять все возможные меры по возврату этих денежных средств, а именно:

произвести удержание из заработной платы в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, неправильно исчисленных выплат или погашения задолженности, если работник не отрицает размер и основания удержаний (ст. 137 Трудового кодекса);

обратиться в суд.

Вместе с этим, в некоторых случаях невозвращенные подотчетные средства могут признаваться доходом физлица, полученным им в рамках трудовых отношений и подлежащим обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке. Например, если работодатель принял решение не удерживать выданные суммы и простил долг работнику. Но иногда у работодателя может отсутствовать возможность вернуть выданные деньги, например, в случае отказа в удовлетворении иска судом, в связи с истечением срока исковой давности. В вышеуказанных ситуациях датой получения дохода считается дата принятия решения о прощении долга или дата, с которой такое взыскание стало невозможно.

В случае невозможности удержать исчисленную сумму НДФЛ у налогоплательщика налоговый агент обязан направить физлицу и налоговому органу письменное сообщение в порядке, установленном п. 5 ст. 226 Налогового кодекса.